หน่วยที่ 3

หน่วยที่  3  การสื่อสารเพื่อการเรียนการสอน

ตั้งแต่ดึกดำบรรพ์มาแล้วที่มนุษย์จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับการสื่อสารตั้งแต่เกิดจนตาย    ที่เป็นเช่นนี้เนื่องจากมนุษย์เราไม่สามารถดำเนินชีวิตอยู่ตามลำพังโดยไม่ต้องพึ่งพาอาศัยผู้อื่นได้ เช่นในสมัยก่อนการติดต่อสื่อสารหรือสื่อความหมาย  จะใช้อาณัติสัญญาณต่าง ๆ อาทิ เสียงกลอง ควันไฟ ฯลฯ  ต่อมามนุษย์รู้จักการขีดเขียนภาพบนผนังถ้ำก็มีการสื่อความหมายโดยการเขียนภาพไว้ตามผนังถ้ำต่าง ๆ เช่น ภาพครอบครัว ภาพการล่าสัตว์    และต่อมามนุษย์มีการประดิษฐ์คิดค้นตัวอักษรขึ้นมาใช้ การติดต่อสื่อสารหรือสื่อความหมาย ก็ใช้ในลักษณะการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งลักษณะหลังนี้ ทำให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปได้อย่างกว้างขวางมากขึ้น  คือ  จากสังคมหนึ่งไปสู่อีกสังคมหนึ่ง  หรือจากวัฒนธรรมหนึ่งไปสู่ยังอีกวัฒนธรรมหนึ่ง กระทั่งปัจจุบันนี้ เทคโนโลยีทางการสื่อสารได้พัฒนาไปเป็นอย่างมาก  จึงทำให้การติดต่อสื่อสารของมนุษย์เป็นไปได้อย่างรวดเร็ว  สะดวก และกว้างขวาง  ตลอดจนมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น   จนถึงขั้นที่อาจจะกล่าวได้ว่า    สังคมเราทุกวันนี้เป็นสังคมของข้อมูลข่าวสาร (Information Society) นั่นก็คือ ข่าวสารต่าง ๆ   เข้ามามีส่วนสำคัญหรือมีบทบาทในการดำรงชีวิตของมนุษย์เกือบทุกรูปแบบ เช่น ในวันหนึ่ง ๆ ทุกคนจำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการสื่อสารโดยเฉพาะการสื่อสารระหว่างบุคคลไม่มากก็น้อย    เพราะตั้งแต่ตื่นนอนขึ้นมาจนกระทั่งถึงเข้านอน เราจะต้องพบปะเจอะเจอกับผู้คนมากมาย ตั้งแต่คนที่ใกล้ชิดสนิทสนมกัน เช่น พ่อแม่ พี่น้อง ญาติ เพื่อนร่วมงาน เพื่อนฝูง ตลอดไปจนถึงคนที่เรามีความสนิทสนมอย่างผิวเผิน หรือ คนที่ไม่มีความสนิทสนมกันเลย   แต่เราจำเป็นต้องติดต่อสื่อสารด้วยแต่การสื่อสารระหว่างบุคคลนี้มิได้เฉพาะเจาะจงว่าจะต้องเป็นการสื่อระหว่างบุคคลสองคน หรือมากกว่านั้น โดยการปฏิสัมพันธ์ในรูปแบบของการพูดเท่านั้น   แต่เรายังสามารถทำการปฏิสัมพันธ์กันในรูปแบบของภาษาท่าทางได้  เช่น เพื่อนร่วมงานสองคนที่อยู่ในบริษัทเดียวกัน แต่ไม่คุ้นเคยกันมากนัก เมื่อมีโอกาสได้พบหน้ากัน ต่างก็ทักทายด้วยการยิ้มให้แก่กัน โดยไม่มีการกล่าววาจาทักทายกันเลยก็ได้   แต่การกระทำดังกล่าวก็ถือว่ามีการติดต่อสื่อสารกันแล้ว เพียงแต่เป็นการสื่อสารในรูปแบบอวัจนภาษา คือ ไม่มีการกล่าวคำพูดทักทายกัน  อย่างไรก็ตามไม่มีผู้ใดยืนยันได้ว่าการสื่อสารประเภทใดจะมีประสิทธิภาพมากกว่ากันระหว่างการสื่อ-สารในรูปแบบการใช้ภาษาพูด ภาษาเขียน (วัจนภาษา) กับการสื่อสารในรูปแบบของการใช้ภาษาท่าทาง (อวัจนภาษา) แต่ในหลักการสื่อสารมีข้อที่น่าพิจารณาอยู่ว่า  ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารเชิงวัจนภาษา   หรือเชิงอวัจนภาษาก็ตาม    การสื่อสารจะต้องให้เป็นที่เข้าใจกันระหว่างผู้ส่งสารกับผู้รับสารเป็นเรื่องสำคัญ

โดยสรุปสามารถกล่าวได้ว่า การสื่อสารนั้นมีมานาน  ซึ่งในการทำการสื่อสารแต่ละครั้งจะต้องอาศัยภาษาในการสื่อความหมายจากผู้ส่งสารไปยังผู้รับสาร และภาษาในที่นี้จะรวมทั้งภาษาที่เป็นคำพูด ได้แก่ ภาษาพูด ภาษาเขียน ของชนชาติต่าง ๆ   (วัจนภาษา) และภาษาที่ไม่ใช่คำพูด ได้แก่ สัญลักษณ์ สัญญาณต่าง ๆ อากัปกิริยา (อวัจนภาษา) พิจารณาง่าย ๆ สมัยก่อนมนุษย์มีการใช้สัญญาณ ประเภทควันไฟต่าง ๆ ในการติดต่อสื่อสาร สื่อความหมายให้เกิดการรับรู้ร่วมกัน ต่อมา มนุษย์มีวิวัฒนาการมากขึ้น มีการสร้างภาษาขึ้นมาเพื่อใช้ในการติดต่อสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นภาษาพูดหรือภาษาเขียน ประกอบกับโลกมีวิวัฒนาการเรื่องสื่อต่าง ๆ มากขึ้น   ทำให้มนุษย์เกิดการรับรู้ความหมายร่วมกันได้ดีขึ้น    กว้างขวางและรวดเร็วขึ้น เพราะฉะนั้นตราบใดก็ตามที่มนุษย์จำเป็นจะต้องอยู่ร่วมกันเป็นสังคม  การติดต่อสื่อสารย่อมต้องมีความจำเป็นอย่างแน่นอน ทั้งนี้เพื่อสร้างความเป็นระเบียบในการอยู่ร่วมกันสร้างความเข้าใจ ความช่วยเหลือ และความสามัคคีกัน ฯลฯ

ความหมายรูปแบบและชนิดของการสื่อสาร

1. ข้อมูลปฐมภูมิ เป็นข้อมูลที่ได้จากแหล่งข้อมูลโดยตรง เช่น ข้อมูลที่ได้จากการสอบถามโดยตรง การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก ข้อมูลที่ได้จากเครื่องจักรอัตโนมัติ ได้แก่ เครื่องอ่านรหัสแท่ง เครื่องอ่านเครื่องหมายบนกระดาษ

2. ข้อมูลทุติยภูมิ เป็นข้อมูลที่ได้จากข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว

ลักษณะที่ดีของสารสนเทศ
1. สารสนเทศที่ดีต้องมีความความถูกต้อง (Accurate) และไม่มีความผิดพลาด
2. ผู้ที่มีสิทธิใช้สารสนเทศสามารถเข้าถึง (Accessible) สารสนเทศได้ง่าย ในรูปแบบ และเวลาที่เหมาะสม ตาม
ความต้องการของผู้ใช้
3. สารสนเทศต้องมีความชัดเจน (Clarity) ไม่คลุมเครือ
4. สารสนเทศที่ดีต้องมีความสมบูรณ์ (Complete) บรรจุไปด้วยข้อเท็จจริงที่มีสำคัญครบถ้วน
5. สารสนเทศต้องมีความกะทัดรัด (Conciseness) หรือรัดกุม เหมาะสมกับผู้ใช้
6. กระบวนการผลิตสารสนเทศต้องมีความประหยัด (Economical) ผู้ที่มีหน้าที่ตัดสินใจมักจะต้องสร้างดุลยภาพ
ระหว่างคุณค่าของสารสนเทศกับราคาที่ใช้ในการผลิต
7. ต้องมีความยึดหยุ่น (Flexible) สามารถในไปใช้ในหลาย ๆ เป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์
8. สารสนเทศที่ดีต้องมีรูปแบบการนำเสนอ (Presentation) ที่เหมาะสมกับผู้ใช้ หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง
9. สารสนเทศที่ดีต้องตรงกับความต้องการ (Relevant/Precision) ของผู้ที่ทำการตัดสินใจ
10. สารสนเทศที่ดีต้องมีความน่าเชื่อถือ (Reliable) เช่น เป็นสารสนเทศที่ได้มาจากกรรมวิธีรวบรวมที่น่าเชื่อ ถือ หรือแหล่ง (Source) ที่น่าเชื่อถือ เป็นต้น
11. สารสนเทศที่ดีควรมีความปลอดภัย (Secure) ในการเข้าถึงของผู้ไม่มีสิทธิใช้สารสนเทศ
12. สารสนเทศที่ดีควรง่าย (Simple) ไม่สลับซับซ้อน มีรายละเอียดที่เหมาะสม (ไม่มากเกินความจำเป็น)
13. สารสนเทศที่ดีต้องมีความแตกต่าง หรือประหลาด (Surprise) จากข้อมูลชนิดอื่น ๆ
14. สารสนเทศที่ดีต้องทันเวลา (Just in Time : JIT) หรือทันต่อความต้องการ (Timely) ของผู้ใช้ หรือสามารถส่งถึงผู้รับได้ในเวลาที่ผู้ใช้ต้องการ
15. สารสนเทศที่ดีต้องเป็นปัจจุบัน (Up to Date) หรือมีความทันสมัย ใหม่อยู่เสมอ มิเช่นนั้นจะไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็ว
16. สารสนเทศที่ดีต้องสามารถพิสูจน์ได้ (Verifiable) หรือตรวจสอบจากหลาย ๆแหล่งได้ว่ามีความถูกต้อง

ระบบสารสนเทศ
สารสนเทศสามารถแบ่งแยกประเภทออกตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้นได้ ดังนี้
1. สารสนเทศที่ทำประจำ เช่น การทำรายงานสรุปจำนวนนักเรียนที่มาโรงเรียนในแต่ละวัน รายงานรายรับรายจ่ายประจำวันของโรงเรียน
2. สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย เช่น การทำบัญชีงบดุลของบริษัทที่ต้องยื่นต่อทางราชการ และเพื่อใช้ในการเสียภาษี
3. สารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ เช่น รายงานข้อมูลที่ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศเป็นงานที่ต้องใช้ส่วนประกอบหลายอย่าง ในการทำให้เกิดเป็นกลไกในการนำข้อมูล มาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ ส่วนประกอบที่สำคัญของระบบสารสนเทศมี 5 ส่วน คือ
1. บุคลากร
2. ขั้นตอนการปฏิบัติ
3. เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์
4. ซอฟต์แวร์
5. ข้อมูล
การประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูล คือ
การนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้มาผ่านกระบวนการต่างๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ ที่เรียกว่า "สารสนเทศ "
วิธีการประมวลผล จำแนกได้ 3 วิธี
1. การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing) เช่น ใช้ลูกคิด , เครื่องคิดเลข การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่มีปริมาณข้อมูลไม่มากนัก และการคำนวณไม่ยุ่งยากซับซ้อน
2. การประมวลผลด้วยเครื่องจักร (Mechanical Data Processing) เช่น เครื่องทำบัญชีด้วยบัตรเจาะรู การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดกลาง ที่มีข้อมูปริมาณปานกลาง และต้องการความเร็วในการทำงานปานกลาง
3. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing) ซึ่งหมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ลักษณะงานที่เหมาะสมต่อการประมวลผลด้วย เครื่องคอมพิวเตอร์ คือ งานที่มีปริมาณมากๆ ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว มีขั้นตอนในการทำงานซ้ำๆ กัน และมีการคำนวณที่ยุ่งยากซับซ้อน
ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล หรือขั้นตอนให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้
1. ขั้นเตรียมข้อมูล (Input) : การลงรหัส , การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล , การแยกประเภทข้อมูล , การบันทึกข้อมูลลงสื่อ
2. ขั้นการประมวลผล (Processing) : การคำนวณ , การเรียงลำดับข้อมูล , การดึงข้อมูลมาใช้ , การรวมข้อมูล
3. ขั้นการแสดงผลลัพธ์ (Output) : ผลสรุปรายงาน
วิธีการประมวลผล
วิธีการประมวลผล แบ่งตามระยะเวลาออกได้เป็น 2 วิธี
1. การประมวลผลแบบแบทซ์ หรือแบบกลุ่ม (Batch Processing)
เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลไว้ระยะเวลาหนึ่งแล้วจึงจะประมวลผลได้ เช่น การคิดเกรด ต้องเก็บรวบรวมคะแนนตั้งแต่ต้นเทอม จนถึงปลายเทอม แล้วจึงทำการรวบรวมประมวลผลได้เป็นเกรดตอนปลายเทอม
2. การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (Online Processing)
เป็นการประมวลผลแบบทันทีทันใด ไม่ต้องรอระยะเวลา เช่น การถอนเงินจากเครื่องเอทีเอ็ม ไม่ต้องรอนาน เครื่องจะทำการจ่ายเงินออกมาทันที
ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศสำหรับผู้ใช้ ระดับต่าง ๆ เช่น
พนักงานขาย ใบสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้า จัดว่าเป็นสารสนเทศของพนักงานขาย เพื่อทราบถึงยอดการสั่งซื้อของพนักงานแต่ละคน
ผู้จัดการฝ่ายขาย รายงานจากพนักขายเกี่ยวกับใบสั่งซื้อสินค้า หรือปริมาณยอดขายของพนักงานทั้งหมดเป็นสารสนเทศของผู้จัดการฝ่ายขาย
พนักงานบัญชี ข้อมูลของพนักงานบัญชีคือใบสั่งซื้อ เมื่อมีการจำหน่ายสินค้าและมีใบส่งของเพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า เพื่อนำมาลงบัญชีต่อไปนั้น จะได้บัญชีประเภทต่าง ๆ เช่น บัญชีลูกหนี้ บัญชีเงินสด เป็นต้น เราเรียกบัญชีเหล่านั้นเป็นสารสนเทศของพนักงานบัญชี
แหล่งข้อมูล
แหล่งข้อมูลภายในองค์การ ประกอบด้วยบุคลากรขององค์การ การปฏิบัติงานภายในของหน่วยงานต่างๆ เป็นข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงต่าง ๆ ภายในองค์การ เช่น การวางแผนการปฏิบัติงาน ประสิทธิภาพของการทำงาน การได้มาของข้อมูลอาจจะเป็นทางการหรือไม่ทางการก็ได้ เช่น การสังเกต การพูดคุย เป็นต้น
แหล่งข้อมูลภายนอกองค์การ ข้อมูลเหล่านี้จะต้องมีผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นคู่แข่งขัน ผู้บริโภค บริษัทตัวแทนขายสินค้า เอกสารต่างๆหรือสิ่งตีพิมพ์ หรือองค์การของรัฐ เป็นต้น ข้อมูลอาจจะเป็นรายได้ประชาชาติ สถิติการบริโภคสินค้าแต่ละชนิด อัตราการเจริญเติบโตของประชากร
ประเภทของระบบสารสนเทศ
ระบบประมวลผลรายการประจำ (Transaction Processing Systems)
• เป็นระบบที่ต้องนำคอมพิวเตอร์มาใช้สำหรับงานประจำที่ต้องทำในองค์กร เช่น การฝาก-ถอนเงินในธนาคาร เป็นต้น
• ลักษณะการทำงานต้องเป็นงานที่ปฏิบัติทุกวันสำหรับองค์กรต่างๆทางธุรกิจ
งานที่ทำมีลักษณะดังนี้ คือ
– เป็นงานที่มีจำนวนปฏิบัติงาน(Transactions) จำนวนมาก
– มีลักษณะการปฏิบัติงาน(Transactions) ที่เหมือนกัน
– มีขั้นตอนการทำงานที่เข้าใจง่ายและอธิบายรายละเอียดได้
– เป็นงานที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ในองค์กร
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information Systems)
๏ เป็นระบบที่ผู้บริหารระดับกลางต้องการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจัดการสารสนเทศ
โดยจะรวมทั้งสารสนเทศภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งอนาคต นอกจากนี้ระบบ MIS จะต้องให้สารสนเทศภายในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์
เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุมและปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้องและต้องเป็นข้อมูลที่ช่วยในการบริหารเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด
๏ ลักษณะของระบบ MIS ที่ดี สามารถสรุปได้ ดังนี้
• ระบบ MIS จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
• ระบบ MIS จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกันและสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆ
ในองค์กร
• ระบบ MIS จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็น
โครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ
• ระบบ MIS จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไป
ขององค์กร
• ระบบ MIS ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคคล
เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems)
ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (OAS) เป็นระบบที่นำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่าง ๆ ของสำนักงานเพื่อประโยชน์ในการใช้งานและมีกิจกรรมดังต่อไปนี้
- การสื่อสารข้อมูลภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นบันทึกคำสั่งของผู้บริหาร จดหมายอีเล็กทรอนิกส์ และข่าวสารต่างๆ
- การจัดพิมพ์เอกสารได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องและมีคุณภาพในการปฏิบัติงาน
- ใช้ควบคุมการทำงานของระบบโทรศัพท์ เช่น การรับข้อความจากผู้ที่โทรศัพท์เข้ามา
ในสำนักงานแล้วบันทึกเสียงไว้
- ออกแบบระบบสื่อสิ่งพิมพ์ต่างๆ
- การประชุมทางไกลผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์
- การจัดระบบเอกสารอีเล็กทรอนิกส์
- การกำหนดการนัดหมายของผู้บริหารและการกำหนดเวลาต่าง ๆ
- การคำนวณพื้นฐานของสำนักงาน
- การจัดทำฐานข้อมูลของสำนักงาน
- เป็นระบบสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร
- และอื่นๆ
จะเห็นว่าการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ในสำนักงานอย่างเต็มที่นั้น
ทำให้เกิดแนวความคิดของสำนักงานอัตโนมัติ การใช้ไอทีโดยทั่วไปจะเน้นการนำมาประยุกต์ใช้
ด้านเอกสาร การประมวลผลข้อมูล และ สารสนเทศ การสื่อสาร การประชุม และการทำงานร่วมกัน
ภายในขององค์กรและการสื่อสารภายนอกองค์กร
ดังนั้นสำนักงานอัตโนมัติ (OAS) เป็นการรวมเทคโนโลยีต่างๆที่ช่วยพนักงานและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของสำนักงาน เทคโนโลยีเหล่านี้รวมถึง Voice mail, e-mail, scheduling software , Desktop publishing , Word processing , และ Fax เทคโนโลยีของสำนักงานอัตโนมัติจะใช้กับบุคลากรทุกระดับ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ ที่ใช้จะเป็นระบบ LAN หรือใช้ระบบ Intranet หรือ Extranet
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems)
เป็นระบบสารสนเทศที่ตอบสนองความต้องการของผู้บริหาร โดยจัดทำรายงาน
เพื่อช่วยตัดสินใจของผู้บริหารระดับต่าง ๆ ด้วยการนำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ผล เพื่อให้ได้
ทางเลือกในการตัดสินใจได้หลายๆทาง และให้ผู้ใช้ได้ตัดสินใจเลือกทางเลือกเอง